Je baas komt je vragen om te notuleren bij een vergadering. Natuurlijk doe je dat! Maar dan opeens slaat de paniek toe….hoe pak ik dat aan?

Wanneer je nog maar weinig ervaring hebt met notuleren, kan notuleren een lastige klus zijn. Wat schrijf ik op en wat laat ik achterwege? Hoe gedetailleerd moet het verslag zijn?

In deze blogpost deel ik enkele handige tips, waarmee je vol zelfvertrouwen de vergadering in gaat!

De voorbereiding

• Neem kennis van de vorige vergadering
  Zorg dat je op de hoogte bent van alle actiepunten, besluiten, moties en documenten van de vorige vergadering.
• Neem niet deel aan de vergadering zelf
  Het luisteren en opschrijven van alle relevante informatie kost veel tijd. Mocht je naast het notuleren nog deel moeten nemen aan de vergadering, koffie moeten halen of andere taken moeten vervullen, dan zal dit geheid ten koste gaan van de kwaliteit van het notuleren. Maak dit duidelijk aan je voorzitter!
  Moet je onverhoopt toch deelnemen aan de vergadering zelf, dan is het raadzaam om eventuele vragen die je hebt van tevoren op te schrijven. Zo vergeet je ze niet.
• Bestudeer de agenda
  Zorg dat je op de hoogte bent van de agendapunten en het doel van elk agendapunt. Zo weet je welke informatie tijdens de vergadering relevant is en welke informatie niet. Je kunt de voorzitter vragen je de agenda van tevoren te e-mailen.
  Daarnaast is het belangrijk om te kijken of er belangrijke documenten of onderzoeken zijn, die tijdens de vergadering worden besproken. Zorg dat je hiermee bekend bent.
• Welk soort verslag moet het worden?
  Iedere vergadering is anders. Vraag aan de voorzitter wat voor soort verslag hij of zij wenst. Hoef je alleen de actiepunten en besluiten op te nemen of moet je een gedetailleerd verslag maken van wat er gebeurd is (bijv. een transcript)?
• Maak gebruik van een template
  Templates kun je gebruiken om de algehele structuur van een vergadering weer te geven, inclusief huisstijl. De meeste verslagen bevatten in ieder geval de volgende informatie:
  - De naam of initialen van de voorzitter/notulist/aanwezigen/afwezigen;
  - De datum, locatie en tijdstip van de vergadering;
  - De agendapunten en een markering van de beslissingen die zijn genomen;
  - Een notitie van de te nemen besluiten/acties en wanneer deze plaatsvinden;
  - Tot slot noteer je de datum van de volgende vergadering.
• Welke middelen kies je?
  Je kunt pen en papier gebruiken, een iPad of een laptop. Bedenk van tevoren waar jij het lekkerste en snelste mee kunt werken.
  Indien je elektronische apparaten gebruikt, zorg dan altijd voor back-up materiaal, zoals pen en papier.

Tijdens de vergadering

• Kies de juiste plek
  Zorg voor een plek waar je de deelnemers goed kunt horen en zien. Vaak is dat een plek direct naast de voorzitter.
• Wie nemen er deel aan de vergadering?
  Zorg dat je de namen en posities kent van diegenen die aan de vergadering deelnemen. Indien je niet bekend bent met de betreffende personen, kun je voorafgaand aan de vergadering altijd nog een tekening maken van de ruimte en de plek waar iedereen zit. Nieuwe mensen kun je bij binnenkomst laten zeggen wie ze zijn en welke functie ze bekleden.
• Wees summier, accuraat en objectief
  Schrijf belangrijke punten direct op en maak gebruik van steekwoorden en initialen. Blijf tevens objectief en laat je eigen mening achterwege!
• Feiten, geen meningen
  Richt je bij het notuleren op de feiten en niet op de meningen die anderen over een bepaald punt hebben.
• Durf te vragen!
  Als je niet bekend bent met de gebruikte vaktermen of de aangenomen moties/beslissingen niet duidelijk vindt, vraag het dan direct.
  Ook als je niet weet welke informatie je moet noteren, kun je aan de voorzitter vragen om een samenvatting te geven.
  Bedenk: een goede voorzitter zit niet alleen voor, maar vat ook samen en verwoord genomen besluiten!
• Blijf doelgericht
  Het belangrijkste doel van een vergadering is te bepalen welke acties zijn ondernomen (incl. stemmingen, moties e.d), welke gepland staan en welke acties of opdrachten zijn uitgesteld. Daarnaast is het belangrijk om te weten wie welke acties zal uitvoeren en wanneer. Richt je daarom ook op deze punten en markeer ze. Tot slot moet je weten en noteren wanneer de volgende vergadering is.
• Neem de vergadering op
  Doe dit alleen als het heel erg belangrijk is, bijvoorbeeld bij het schrijven van een transcript. Laat de deelnemers weten dat je opnamen maakt en dat je deze voor het verslag zult gebruiken.

Na de vergadering

• Werk aantekeningen zo snel mogelijk uit
  Werk het verslag zo snel mogelijk na de vergadering uit. De informatie zit dan nog vers in je geheugen en dus kun je het verslag snel, accuraat en bijtijds aanvullen en inperken. Ook weten de deelnemers een snel ontvangst van verslagen te waarderen.
  Richt je bij het uitwerken van het verslag op het vermijden van taal- en typefouten enerzijds, en het creëren van een helder, leesbaar document anderzijds.
  Maak gebruik van de "10 gouden minuten" na de vergadering, waarbij iedereen nog even blijft hangen. Dit is een mooi moment om gegevens te verifiëren of te laten verduidelijken.
  
• Neem de tijd
  Het lijkt in tegenspraak met mijn vorige punt, maar neem de tijd om aan je verslag te werken. Ga uit van een factor 1:1. Dus heb je een uur genotuleerd? Dan heb je ook zeker een uur nodig om het verslag te schrijven. Plan deze tijd in je agenda!
• Laat het verslag reviewen
  Alvorens je het verslag aan deelnemers en geïnteresseerden verstuurt, doe je er verstandig aan het verslag nog even te laten controleren en aanpassen/aanvullen door de voorzitter.
• Sla het verslag en de notulen op
  De verslagen kun je opslaan in de cloud en delen via bijvoorbeeld Google Docs of SkyDrive. Misschien willen sommige deelnemers een hard copy van het verslag. Ga na welke methode in jouw bedrijf het meest gebruikelijk is
</ul>

Hoe bereid jij je voor op het notuleren?! Laat het mij weten door een comment achter te laten!


Meer informatie over efficiënt notuleren:
Blog.secretary.nl (2016). Help, ik moet notuleren.
Intermediair.nl (2013) 7 tips om beter te notuleren .
Practicallyperfectpa.com (2012). Tips on good minute taking.
Landgoedisvw.nl 10 praktische tips voor het notuleren tijdens een vergadering. Verkregen: 28 augustus 2016
Carrieretijger.nl Notuleren. Verkregen: 29 augustus 2016
Businesstrainingworks.com Twenty-one tips for taking meeting minutes. Verkregen: 30 augustus 2016.
Ubiqus.co.uk Tips for ecxellent minute taking. Verkregen: 31 augustus
Tuxx.nl Beter notuleren: tips en richtlijnen. Verkregen: 31 augustus 2016
Ipo.info.yorku.ca Tip sheet 12 - making minute making tips and techniques . Verkregen: 1 september 2016.
Wildapricot.com How to write effective meeting minutes . Verkregen: 1 september 2016.